Ofis Taşıma Planı Nasıl Hazırlanır?
İlk adım mevcut ofisteki çalışma alanlarının sınıflandırılmasıdır. Departmanlar, toplantı odaları, yönetici odaları, ortak alanlar ve arşiv bölümleri ayrı ele alınabilir. Yeni ofiste hangi bölümün nereye yerleşeceği önceden bilindiğinde kolileme ve etiketleme daha anlamlı hale gelir.
Elektronik Cihazların Hazırlanması
Bilgisayar, monitör, yazıcı, ağ ekipmanı ve diğer elektronik ürünlerin kabloları karışmayacak şekilde ayrılmalı ve etiketlenmelidir. Hassas ekran ve cihazların diğer ağır ofis mobilyalarıyla doğrudan temas etmemesi gerekir. Veri ve sistem yönetimi ise işletmenin kendi teknik prosedürleriyle koordineli yürütülmelidir.
Arşiv ve Evrak Düzeni
Dosya ve arşiv kutuları yeni ofiste kolay bulunabilecek bir kodlama sistemiyle hazırlanabilir. Departman, dolap veya raf numarası gibi bilgiler kutu üzerinde yer aldığında boşaltma sonrası yerleşim kolaylaşır. Gizlilik gerektiren belgeler için işletmenin kendi güvenlik prosedürleri ayrıca uygulanmalıdır.
Masa, Dolap ve Modüler Mobilyalar
Büyük ofis mobilyalarının kapı, asansör ve merdivenlerden geçişi önceden değerlendirilir. Sökülmesi gereken parçaların bağlantı elemanları düzenli tutulmalı ve yeni adresteki kurulum sırası düşünülmelidir. Modüler sistemlerde parçaların hangi çalışma alanına ait olduğunun işaretlenmesi önemlidir.
İş Kaybını Azaltmaya Yönelik Zamanlama
Ofisin çalışma saatleri, hafta sonu seçenekleri, bina yönetimi kuralları ve yük asansörü kullanım saatleri planlamayı etkiler. Taşınma takvimi oluşturulurken işletmenin faaliyet düzeni göz önünde bulundurulur. Böylece hangi bölümün önce hazırlanacağı ve yeni adreste hangi alanın önce kurulacağı belirlenebilir.
Ofis Taşıma Fiyatı Nasıl Değerlendirilir?
Ofis büyüklüğü, mobilya ve cihaz miktarı, katlar, iki bina arasındaki mesafe, söküm ihtiyacı ve ekip gereksinimi fiyat üzerinde etkili olabilir. Kurumsal taşımalarda ayrıntılı eşya listesi veya görseller teklif hazırlığını kolaylaştırır.
Taşınma Sorumlusu Belirlemek
Kurumsal taşınmalarda firma içinde tek bir koordinasyon kişisinin belirlenmesi bilgi akışını kolaylaştırır. Hangi departmanın ne zaman hazırlanacağı, yeni ofiste hangi masanın nereye kurulacağı ve bina yönetimiyle iletişim gibi konular bu kişi üzerinden takip edilebilir. Çok sayıda çalışanın ayrı ayrı talimat vermesi yerine tek plan üzerinden ilerlemek karışıklığı azaltır.
Yeni Ofis Yerleşim Planını Önceden Oluşturmak
Masa numarası, oda kodu veya departman ismi gibi basit bir yerleşim planı, boşaltma sırasında ciddi kolaylık sağlar. Kutuların ve mobilyaların aynı kodlarla etiketlenmesi ekibin eşyaları doğrudan hedef noktaya yönlendirmesine yardımcı olur. Böylece yeni ofiste koridorlarda geçici eşya yığılması ve sonradan tekrar taşıma ihtiyacı azalabilir.
Çalışanların Kişisel Eşyaları Nasıl Ayrılmalı?
Masa çekmecelerindeki kişisel ürünler, küçük elektronik aksesuarlar ve özel evraklar çalışanlar tarafından ayrı kutulanabilir. Her kutuda çalışan veya bölüm kodunun bulunması yeni ofiste dağıtımı kolaylaştırır. İşletmenin hassas veri ve evrakları için kendi güvenlik ve bilgi yönetimi prosedürlerini uygulaması gerekir.
Standart Paket Değil, Adrese Göre Taşıma Planı
Her ev, ofis ve bina aynı değildir. Bu nedenle eşya miktarı, kat, mesafe, bina girişi ve taşıma tarihi birlikte değerlendirilir. Amaç gereksiz işlemler eklemek değil, gerçek ihtiyaca uygun bir çalışma düzeni oluşturmaktır.
Doğru Plan İçin Hazırlayabileceğiniz Bilgiler
- 01Nereden ve nereye taşınacak?
- 02Çıkış ve varış katları nedir?
- 03Yaklaşık eşya miktarı ne kadar?
- 04Bina veya yük asansörü var mı?
- 05Taşınma tarihi veya tarih aralığı nedir?
- 06Özel büyük ya da hassas eşya var mı?